Segítsük a könyvelőiroda működését a külföldi kiküldetés elszámolásában!
Könyvelőiroda vezetőjeként tudom, hogy sem a könyvelőirodák, sem az ügyfelek nem szeretik a külföldi kiküldetés adminisztrációs vonzatait.
Mégis nagyon fontos, hogy az ügyvezetők tudják, mivel segíthetik a könyvelőiroda dolgozóit abban, hogy ezek a költségek elszámolhatók legyenek, és valóban csökkentsék fizetendő adóikat.
Könyvelőirodai kisokos, avagy tisztázzunk néhány fogalmat!
Mi a külföldi kiküldetés?
Belföldi magánszemélynek jövedelme megszerzése érdekében, munkáltató vagy megbízó által elrendelt, a társaság tevékenységével összefüggő feladat ellátására irányuló Magyarországon kívüli munkavégzése.
Mi minősül hivatali, üzleti útnak – és mi nem?
A magánszemély jövedelmének megszerzése érdekében, a kiküldő társaság tevékenységével összefüggő feladat ellátása miatt szükséges utazás – ezt tudja költségként leírni a könyvelő iroda.
Nem hivatali, üzleti út az olyan külföldi utazás, amelyre vonatkozó dokumentumok és körülmények nem igazolják azt, az utazás csak látszólagosan hivatali, üzleti.
Érdemes trükközni a külföldi kiküldetés elkönyvelésével?
Néha szeretnénk, ha a könyvelőiroda „félig magánútjainkat” is elszámolná hivatali, üzleti útnak. Ha ezek az utak azonban nincsenek kellően dokumentálva, akkor ne tegyük, mert többet veszíthetünk rajta, mint amennyit nyerünk.
Milyen dokumentumokkal tudjuk alátámasztani a könyvelőiroda és az adóhatósági vizsgálat számára a külföldi kiküldetés hivatali, üzleti jellegét?
- az üzleti út szervezési dokumentumai
- az üzleti utat hirdető dokumentumok
- az útvonal, amely a kiküldetési feladat megoldását szolgálja
- úti cél a kiküldetési feladatra koncentrálva
- tartózkodási idő
- a tényleges szakmai és szabadidő program aránya
Melyek azok a költségek, amelyeket a könyvelőiroda szabályosan elszámolhat?
- utazási költségek – repülőjegy, közlekedési eszközök jegye, gépkocsi használat költsége
- szállásköltségek
- étkezési költségek – kizárólag a jegyekben és a szállásról szóló számlákban felszámított kötelező étkezés számolható el
- napidíj (amelyből a magánszemély számára fizetett jövedelem 30%-a legfeljebb napi 15 euró adómentes)
- biztosítás (kizárólag a kockázati elemeket tartalmazó biztosítás a havi minimálbér 30%-áig)
- üzleti reprezentáció, ajándék
- oktatási költségek
- munkavállalási és tartózkodási engedélyek
- beutazáshoz szükséges oltások
Ha a fenti szabályokat figyelembe vesszük és betartjuk, nézzük meg, mi okoz mégis folyamatosan nehézséget a könyvelőiroda számára.
Országok közötti adminisztrációs szakadék
A külföldi jogszabályok alapján kiállított számlák formája és tartalma sosem felel meg a magyar jogszabályoknak. Ezért fontos, hogy tudjuk, a kiadások igazolására kizárólag az a bizonylat alkalmas, amely tartalmazza a költség összegének megállapításához szükséges valamennyi adatot (így például a kiadás összegét és pénznemét) is. Az utazás során kapott számlákra tehát legalább ilyen szemmel tekintsünk rá.
A könyvelőiroda kínjait növeli az is, hogy a külföldi „számlák” gyakran nem érik el a hazai számla fogalom alját sem, igazából a fecni kategóriába tartoznak. Ezért nagyon fontos, hogy a külföldi kiküldetés közben vagy végén az összes számlára írjuk rá, hogy az mit tartalmaz, milyen szolgáltatást takar.
Ha pedig együttműködve szeretnénk segíteni a könyvelőiroda feladatait – ami teljesen elvárható, hiszen csak akkor tudnak minőségi munkát végezni és megvédeni az elszámolást egy esetleges ellenőrzés során – akkor minden utazás végén készítünk egy dokumentációt.
A dokumentációban összegyűjtve szerepelnek a hivatali utazást bizonyító iratok és része egy olyan összesítő elszámolás is, amely felsorolja az összes számlát az azon szereplő igénybevett szolgáltatás megnevezésével együtt. Feltüntetésre kerül benne azoknak a munkatársaknak a neve, akik ebben a kiküldetésben részt vettek, az úti cél és a kiküldetés célja, ha több napos kiküldetésről van szó, akkor egy rövid leírás a napok eseményeiről.
Könyvelőiroda vezetői tapasztalataim szerint az adóhatóság egy-egy ellenőrzés során mikroszkóp alatt figyeli a hivatali, üzleti utak valódiságát, ezért ezek elszámolásával kapcsolatban érdemes betartani az ajánlott játékszabályokat.
Ha szeretné követni adótanácsadónk, könyvelőirodánk további praktikáit, iratkozzon fel hírlevelünkre!
