Milyen módon állíthat ki és továbbíthat számviteli bizonylatokat, számlákat?

A számlákat a számviteli nyilvántartáshoz, könyveléshez általában papíralapon továbbítja, de tudja, hogy van ennek más módja is?

Olvasott már az elektronikus (e-számla) számláról, de túl bonyolultnak tartja az EDI rendszert, vagy a minősített elektronikus aláírást, és a könyvelője sem tudja ezeket számviteli rendszerében kezelni?

Nos, végre a törvénykezésben is bizonyos területen elérkezett a 21. század!

2013. január 1-től már sokkal szabadabb módon értelmezhetjük a számla fogalmát.

Természetesen semmi akadálya nincs annak, hogy továbbra is papíralapon állítsunk, küldjünk el és könyveljünk  számlákat számviteli rendszerünkben, de ettől az időponttól kezdve már az eddig ismert két elektronikus rendszeren kívül is kiállíthatjuk azokat.

Mi is volt ez a két rendszer a számlázásban, számvitelben?

• minősített elektronikus aláírással ellátott elektronikus számla
• EDI rendszerben létrehozott és továbbított számla

Mielőtt megnéznénk, hogy milyen más módszerek is vannak az elektronikus számla létrehozására, továbbítására és könyvelésére, tisztázzuk a fogalmat.

Mi az elektronikus számla?

Olyan számla, amely megfelel az áfa törvény szerinti számla követelményeinek, és amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be a számviteli rendszerbe.

Ez igen egyszerűen hangzik, és most valóban ilyen egyszerű is, kizárólag a következőket kell szem előtt tartani

• az adóhatóság által elfogadott formátumban bocsátható ki
• elengedhetetlen a számlabefogadó beleegyezése
• az elektronikus számlákhoz a számvitel kontírozásait elektronikus jelként kell hozzárendelni, és elektronikusan kell megőrizni is
• a számlák megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát

Az adóhatóság által elfogadott formátumok a számvitelben, számlakiállításban

• .txt (text fájl), vagy bármilyen más, úgynevezett print fájlformátum, mely nem formázott szöveget, illetve karaktereket tartalmaz, továbbá nem találhatóak a fájlban – a soremelés és az oldalkezdet jelzésen kívül – utasítások, és a fájl tartalma (a fájlban szereplő szöveg, illetve karakterek) egyértelműen megfeleltethető a kinyomtatott adatoknak (a fájlban szereplő karakterek sorozata, tulajdonsága a papírra történő kinyomtatással sem változik)
• .csv
• .dbf
• .mdb
• .xls
• .xml
• .pdf formátum és .xml fájl, a számla kibocsátója által elektronikus úton létrehozott, és elektronikus számlaként kibocsátott számlák esetében (.pdf állomány felbontása legalább 300 dpi és 256 szürkeárnyalatú módban készült)

A nagy áttörés

Ha egy számlát elektronikus jelként hozunk létre (akár .pdf-ben is), és elektronikusan is továbbítjuk (például e-mail csatolmányként) a partner számviteli rendszerébe, akkor az már e-számla. Nem kell hozzá semmilyen minősített elektronikus aláírás vagy EDI rendszer.

Számlabefogadó beleegyezése

Csak akkor küldhetünk e-számlát a vevőinknek, ha ebben kölcsönösen megállapodtunk. Ez azonban nem jelent feltétlenül szerződéskötési kötelezettséget, elég például a befogadó ráutaló magatartása, amivel az elektronikusan megküldött számlánkat kiegyenlíti.

E-számlák kontírozása és megőrzése

A beérkezett elektronikus számlákat kizárólag elektronikusan lehet a könyvelőirodába továbbítani, és csak elektronikusan lehet a számviteli rendszerben megőrizni, ezért azok kontírozása is csak elektronikusan történhet. A számlákon fel kell tüntetni az érintett számviteli számlákra történő hivatkozást és a számviteli nyilvántartásokba történt rögzítés időpontját. (A társaság számviteli politikáját is ennek megfelelően szükséges módosítani.)

Az elektronikus számlák kontírozásához nyilvánvalóan valamiféle szoftver szükséges, amivel ezt meg tudjuk tenni, de szerencsére ezek teljesen ingyen tölthetők le több weboldalról is a neten.

5+1 ajánlat az e-számla nyújtotta előnyökből

• Nagy előny a kibocsátói oldalon jelentkező jelentős költségmegtakarítás, megtakaríthatjuk vele a  nyomtatási, borítékolási, a papír- és postaköltséget, valamint az ezekhez kapcsolódó élőmunka költségét is. A hagyományos papíralapú számlázással kapcsolatban felmerülő átlagos költségek összege meghaladja a 400 Ft-ot számlánként. Az elektronikus számla kiállítással ennek akár 70%-a megtakarítható.
• A számvitelről szóló törvény előírja a számviteli bizonylatok 8 évig történő megőrzését, így nyilvánvaló, hogy ilyen mennyiségű papíros dokumentum kezelése, illetve tárolása a befogadói oldalon is komoly feladatot és komoly költséget jelent. Elektronikus számlák esetén megtakaríthatjuk a kezeléssel és tárolással kapcsolatos költségek jelentős részét.
• E-számláink megfelelő tárolás mellett nem vesznek el vagy sérülnek meg, másodpercek alatt visszakereshetőek, és rendelkezésünkre állnak, szemben a hagyományos számlákkal.
• Az e-számla „állapota” nyomon követhető, így figyelemmel kísérhető, hogy vevőnk megkapta-e, illetve látta-e már a részére kiállított számlát.
• Mentesülünk az esetenként felmerülő hiteles számlamásolatok készítése és küldése alól is, hiszen egyetlen e-számlánk tetszőleges mennyiségben sokszorosítható, annak minden egyes példánya eredetinek és hitelesnek tekintendő.
• Pazarló világunkban nagyon fontos előny az e-számla környezetbarát mivolta, alkalmazásával irodánk papírfogyasztása számottevő mértékben csökken.

Ezekkel a könnyített feltételekkel már biztosan sokan kedvet kapnak számviteli rendszerükben az e-számla használatához!

Ha ezzel kapcsolatban, vagy bármilyen más számviteli témában kérdése merülne fel, vegye igénybe ingyenes Skype tanácsadásunkat.