Komoly összegeket veszíthetünk, ha nem figyelünk a könyvelőirodánkra!
Reményeim szerint már nem létezik olyan könyvelőiroda, amely nem készít részletes – könyvelői nyelven analitikus – kimutatást az átutalásos fizetési módú, vevőknek kiállított és szállítóktól beérkezett számlákról.
Könyvelőiroda vezetői tapasztalatom szerint ez még menni szokott. Ami viszont elég sok könyvelőirodánál elmarad évről évre, hogy a nyitott, kifizetetlen tételeket átbeszéljék az ügyfelekkel és helyre tegyék őket.
Sokszor előfordul olyan eset, amikor kiküldünk ügyfeleinknek egy számlát, átutalásos fizetési módot jelölve azon, az ellenértéke mégis készpénzben folyik be.
Ezzel semmi baj nincs!
A baj akkor kezdődik, ha ezt a befolyt összeget elfelejtjük a pénztárunkba bevételként felvezetni, mert éppen út közben ért a dolog, amikor rohantunk valahová és elfelejtettünk valamilyen átvételt írni (vannak még olyan partnerek, akikkel papír nélkül is működnek a dolgok), rögtön vásároltunk is belőle valamit és így teljesen kiment a fejünkből.
Ilyenkor a könyvelésben ezek a kiküldött számlák továbbra is úgy szerepelnek, mintha nem fizették volna ki őket.
A könyvelőiroda kötelezettsége, hogy év végén a záráskor, mindenféle kimutatásokat készítsen a beszámoló mellé, amiből látható, hogy a beszámoló számai milyen részletes információkból, adatokból állnak össze.
Milyen okai lehetnek annak, hogy a könyvelőiroda kimutatásában kiegyenlítetlenként szerepel egy számla, amit már rég kiegyenlítettek vagy mi egyenlítettünk ki?
- átutalásos volt, de készpénzben lett fizetve
- készpénzes számla készült, de a fizetés átutalással történt meg
- nem a cég, hanem az ügyvezető vagy a tulajdonos személyes bankszámlájáról vagy bankkártyájával történt meg a fizetés
Könyvelőiroda vezetőként sajnos gyakran tapasztalom, amikor átvesszük egy-egy társaság könyvelését, hogy több évvel ezelőtt – akár 8-9 évvel ezelőtt – kiállított és befogadott számlák vannak a könyvelésben, amik a könyvelésben úgy látszanak, mintha nem fizették volna ki őket.
Ha ezeket nem beszéljük át legalább minden év végén a könyvelőirodával, akkor több év múlva már senki sem fog emlékezni arra, hogy mikor hogyan történt meg a kiegyenlítésük vagy megtörtént-e egyáltalán. Ezért ezeket a listákat minden ügyvezető kérje könyvelőirodájától – ha a könyvelőiroda ezt nem küldené magától – és legalább egy évben egyszer ellenőrizze le.
Mit nyerhet ezzel az a társaság?
- Akár napi segítséget is a munkájához! Ha sok kisösszegű számlát bocsát ki, akkor naprakész információkat tud szerezni a könyvelőirodától arról – külön, saját nyilvántartás vezetése nélkül – hogy melyek azok a vevők, akik a nekik kiküldött számlákat pénzügyileg nem rendezték. (Ha ez nincs így, akkor sürgősen ajánlott elgondolkodni azon, hogy jó helyen könyveltetünk-e!)
- Ha megpróbálta ezeket az összegeket beszedni, de ez nem járt sikerrel, akkor kivezettetheti a könyvelésből úgy, hogy visszaszerezheti közben a tételre megfizetett adót. Itt nem az áfára gondolok, mert azt nem, hanem a társasági adóra. Amikor ugyanis ezeket a számlákat kibocsátáskor a könyvelőiroda lekönyvelte bevételként, akkor a társaság eredményét ezek összege növelte, ami után társasági adót kellett megfizetni. Ha bizonyítható, hogy ezek az összegek már soha nem fognak társaságunk zsebébe kerülni, akkor lehetőség van arra, hogy a tárgyévi bevételünket ezeknek a számláknak a bruttó összegével csökkentsük és ezzel csökkentsük a társasági adó alapunkat, így a társasági adónkat is. Vagyis a valamikor megfizetett társasági adó összegét most visszaszerezhetjük.
- Ha olyan követelése van, amely olyan társaságot érint, ahol felszámolási eljárás van folyamatban, akkor sem kell feltétlenül a felszámolás több évig tartó folyamatát megvárni. A felszámoló egy bizonyos idő után már látja, hogy a felszámolás alá vont társaság vagyona mire nyújt fedezetet és nyilatkozni tud társaságunk számára arról, hogy milyen mértékben lesz képes követelésünket kiegyenlíteni. A nyilatkozat alapján azt az összeget, amelyet a felszámolás alatt álló társaság már sohasem fog tudni kifizetni, kivezethetjük a könyvelésből. Ezzel is előbbre tudjuk hozni a megfizetett társasági adó visszaszerzését.
Ezt minél később tesszük meg, adónk annál tovább marad a költségvetésben a saját zsebünk helyett!
Ha szeretné követni adótanácsadónk, könyvelőirodánk további praktikáit, iratkozzon fel hírlevelünkre!
